Sähköinen ajopäiväkirja vai Excel on monelle yrittäjälle ja työntekijälle ensimmäinen oikea valintatilanne. Excel tuntuu ilmaiselta ja tutulta, mutta käytännössä automaattinen ajopäiväkirja voittaa usein heti siinä vaiheessa, kun ajoja kertyy viikoittain ja raportit pitää saada kirjanpitoon tai verottajalle ilman muistipeliä.

Milloin Excel voi vielä riittää?

Excel voi olla toimiva ratkaisu silloin, kun työajoja on vain satunnaisesti ja kaikki matkat muistetaan kirjata heti. Jos ajat työajoa vain harvoin, manuaalinen taulukko voi riittää lyhyellä aikavälillä.

• Työajoja on vähän
• Ajot pystyy kirjaamaan heti saman päivän aikana
• Raportointitarve on pieni

Miksi Excel alkaa usein vuotaa aikaa?

Excelin ongelma ei yleensä ole tiedoston hinta vaan manuaalinen työ. Ajojen päivämäärät, reitit, tarkoitukset ja kilometrit pitää muistaa ja syöttää itse. Mitä pidemmälle kirjaus siirtyy, sitä enemmän mukaan tulee arvailua, virheitä ja puuttuvia rivejä.

• Matkoja unohtuu helposti
• Työ- ja yksityisajojen erottelu jää helposti jälkikäteen tehtäväksi
• Raporttien kokoaminen vie aikaa juuri silloin kun kiire on muutenkin suurin
• Kirjanpitäjälle lähtevä aineisto on usein epätasalaatuista

Miksi sähköinen ajopäiväkirja on käytännössä helpompi?

Sähköinen ajopäiväkirja tallentaa ajot automaattisesti ja pitää tiedot valmiiksi järjestyksessä. Kun ajot syntyvät taustalla eikä kaikkea tarvitse muistella jälkikäteen, raportointi muuttuu huomattavasti kevyemmäksi.

• Ajot tallentuvat automaattisesti puhelimella
• Työ- ja yksityisajot on helpompi pitää erillään
• Raportit saa PDF- tai Excel-muodossa valmiiksi käyttöön
• Virheiden ja puuttuvien merkintöjen määrä vähenee

Excel vs sähköinen ajopäiväkirja – rehellinen vertailu

• Kirjaus: Excel = käsin, sähköinen = automaattinen
• Virheriski: Excel = kasvaa nopeasti, sähköinen = pienempi
• Raportointi: Excel = koottava itse, sähköinen = valmiit raportit
• Ajansäästö: Excel = heikko, sähköinen = merkittävä kun ajoja kertyy

Kumpi kannattaa valita?

Jos ajot ovat satunnaisia, Excel voi edelleen olla täysin käyttökelpoinen ratkaisu. Jos ajoja kertyy viikoittain, työ- ja yksityisajot pitää erotella luotettavasti tai raportit lähtevät säännöllisesti kirjanpitoon, sähköinen ajopäiväkirja on yleensä nopeampi, tarkempi ja lopulta halvempi vaihtoehto.

Kenelle sähköinen ajopäiväkirja sopii erityisen hyvin?

• Yrittäjälle, joka haluaa vähentää manuaalista raportointia
• Työntekijälle tai autoedun käyttäjälle, jonka pitää erotella työ- ja yksityisajot
• Pienelle yritykselle, jossa halutaan yhtenäinen tapa seurata ajoja

FAQ

• Voinko vaihtaa Excelistä sähköiseen kesken vuoden? – Kyllä. Moni tekee juuri niin heti kun manuaalinen kirjaus alkaa viedä liikaa aikaa.
• Onko Excel verottajalle hyväksyttävä? – Kyllä, kun tiedot ovat oikein ja riittävän tarkat.
• Tarvitaanko OBD2? – Ei aina, mutta se voi parantaa tarkkuutta joissain käyttötapauksissa.

Jos haluat verrata asiaa myös verottajan näkökulmasta, lue myös ajopäiväkirja ja verottaja – tarkistuslista yrittäjälle.

Katso ajopäiväkirjaratkaisu