Yrittäjänä toimiminen taksialalla edellyttää monipuolista hallintaa ja tarkkaa työn organisointia. Yksi keskeinen osa tätä on työpäivien ja -vuorojen asianmukainen kirjaaminen. Tämä ei ole vain suositeltavaa yrittäjälle, vaan myös lakisääteistä taksinkuljettajille monissa maissa. Seuraavassa käyttöohjeissa käsitellään työvuoron aloittamista, lopettamista, ajokilometrien kirjausta ja hukka-ajoja sekä kuljettaja ajopäiväkirja raporttia Cabid- ja DriverNoter-sovelluksessa. Nämä ohjeet auttavat sekä yrittäjiä että kuljettajia varmistamaan työnsä tehokkuuden ja noudattamaan sovellettavia lakeja ja säännöksiä. 

Työaikalain 31 § mukaiset vaatimukset ovat siis seuraavat:

1. Työnantajan on annettava palveluksessaan olevalle moottoriajoneuvon kuljettajalle vuorokautisen työajan seuraamista varten henkilökohtainen ajopäiväkirja.
2. Kuljettajan on pidettävä ajopäiväkirjaa siten, että siitä ilmenevät työ- ja lepoaikojen sekä taukojen alkamis- ja päättymisajankohdat.
3. Kutakin jaksoa koskeva merkintä on tehtävä ajopäiväkirjaan heti jakson päätyttyä ennen seuraavan jakson alkamista.
4. Moottoriajoneuvon kuljettajan on pidettävä ajon aikana mukanaan kuluvan viikon ajopäiväkirja ja edellisen viikon viimeisen ajopäivän ajopäiväkirja.
5. Työnantajan on säilytettävä ajopäiväkirjoja yhden vuoden ajan.

Kuljettajien tiedot ja käyttäjät laitteessa

On tärkeää, että ajotiedot tallennetaan oikealle kuljettajalle, jotta voidaan varmistaa, että ajot kuuluvat tietylle henkilölle. Kun laitteeseen on asennettu ns. ylläpitäjäkäyttäjä (Admin), hänellä on kaikki oikeudet laitteeseen tallennettuihin tietoihin sekä kuljettajiin. Admin-käyttäjää ei tulisi käyttää vakituisesti, vaan laitteeseen tulisi luoda kuljettajat erikseen joko suoraan laitteella tai Ewooksin pilvipalvelussa.

Ewooksin pilvipalvelu on lisäpalvelu, joka tulee hankkia erikseen. Lisätietoja saa ottamalla yhteyttä support@ewooks.fi tai vierailemalla verkkosivuillamme osoitteessa ewooks.fi.

Jos tiedot ovat tallennettuina vain laitteessa, tulee laite olla jatkuvasti samalla kuljettajalla käytössä, jotta ajopäiväkirjan tiedot tallentuvat oikein ja ovat seurattavissa. Kuljetusyrittäjän tulee kerätä kuljettajan ajopäiväkirjaraportit viikoittain laitteelta ja säilyttää ne.

Pilvipalvelun edut

• Kuljettajien hallinnointi portaalista
• Ajopäiväkirjatietojen tallentaminen pilveen
• Työpäiväkirjatietojen tallentaminen pilveen
• Keskitetyt raportit laitteista yrittäjälle
• Kuljettajan ajopäiväkirjan raportit kaikista laitteista, joissa kuljettaja on ajanut

Pilvipalvelun avulla kuljettajat voivat tarkastella omia ajopäiväkirjatietojaan riippumatta siitä, millä laitteella he ovat kirjautuneet. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos laitteet ovat ajoneuvokohtaisia eikä henkilökohtaisia.

Paikallisten käyttäjien luonti

Huom! Paikallisia käyttäjiä ei suositella luotavaksi, jos Ewooksin pilvipalvelu on käytössä.

1:  Avaa ajopäiväkirja sovellus ja avaa “Asetukset”

2: Etsi välilehti “Käyttäjät”

3: Valitse “Uusi Käyttäjä” ja täytä tiedot (Huomaa, että vain ylläpitäjä eli Admin voi luoda käyttäjiä, mikäli en ole ylläpitäjä valitse “admin” alasvetovalikosta ja palaa takaisin Käyttäjät näkymään). On hyvä asettaa käyttäjälle, myös PIN koodi mikäli samaa laitetta käyttää useampi kuljettaja. Paina lopuksi “Tallenna”.

Työvuoron aloittaminen

• 1:  Avaa sovellus: Etsi puhelimestasi sovellus ja avaa se.
  
• 2: Valitse “Aloita Vuoro” -vaihtoehto valikosta.
  
  
• 3: Tarkista kuljettajatiedot: Ennen kuin jatkat, varmista, että alaveto-valikossa näkyy oikea kuljettajan nimi. On erityisen tärkeää, että vuoron tiedot tallentuvat oikean kuljettajan alle, jotta niitä voidaan tarvittaessa tarkistaa ja seurata.
  
  
  
• 4: Tarkista matkamittarin lukema: Kirjoita tai tarkista matkamittarin lukema. Tämän tulee täsmätä sen auton lähtökilometrilukemaan (Huom. etunollia ei laiteta, vain kokonaiset kilometrit), jota käytetään työvuoron aikana ja lopussa laskemaan kokonaiset työkilometrit ja hukka-ajot raportille. Varmista myös, että olet valinnut oikean ajoneuvon tunnisteen tai rekisterinumeron.
  
  
  
• 5: Kun olet tarkistanut kaikki tiedot ja varmistanut niiden oikeellisuuden, paina “Aloita vuoro” -painiketta. Tämä aloittaa työvuorosi sovelluksessa. Tarkista, että vuoro on käynnissä; sen voi nähdä sovelluksen kartan yläreunasta, jossa on teksti Vuorossa: ja kuljettajan nimi tai tunnus. Kuluvan vuoron tiedot voi tarkistaa myös painamalla valikosta “Päätä vuoro” -vaihtoehtoa ja sen jälkeen “Peruuta”, kun vuoron tiedot on tarkistettu.
  
  

Työvuoron lopettaminen

• 1: Pysäytä ajoneuvo turvallisessa paikassa: Kun olet päättänyt työvuorosi, pysäytä ajoneuvo turvallisessa paikassa.
  
• 2: Päätä nykyinen ajo sovelluksessa: Avaa sovellus ja valitse “Päätä Vuoro” -vaihtoehto. Tarkista tiedot ja paina vielä “Päätä”.
  
  
  
  
  3: Tarkista ja tallenna ajokilometrit: Varmista, että sovellus on tallentanut oikein ajokilometrit. Vertaa matkamittarin lukemaa siihen, mikä se oli työvuoron alkaessa. Korjaa lopetuskilometri auton matkamittain mukaiseksi kohtaan “Matkamittari Lopussa”.
  
  
  
• 4: Tarkista ja korjaa muut tiedota, esim. tauot voi merkitä “Kuvaus” kenttään ja paina “Tallenna”
  

Nämä vaiheet auttavat varmistamaan, että työvuorosi käynnistyy sujuvasti ja kaikki tarvittavat tiedot tallentuvat oikein järjestelmään.

Raportit

Kuljettaja ajopäiväkirja raporit löydä valitsemalla valiosta “Historia” ja sen jälkeen “työpäiväkirja”.
– Valitse haluttu kuukausi

– Ylävalikosta löydät toiminnon “Kuljettajan Ajopäiväkirja” ja halutun kuukauden raportti avautuu tai voi lähettää sen esim. sähköpostiin.

Alla esimerkki raportista: